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Empresa lenta, comunicação falha
Acredito que um dos pontos que atrapalham muitíssimo o desenrolar das vendas, em algumas empresas, é a comunicação. Muitas falhas deveriam ser evitadas se existisse uma comunicação profissional na empresa. Essa comunicação não se resume simplesmente apenas dentro dela; mas vai desde atender o telefone, transferir ligações, mala direta e principalmente informações sobre lançamentos, retorno do que acontece na rua, avaliação dos trabalhos, Internet e valorização dos trabalhos desenvolvidos pelos empregados. Todos na empresa devem estar comprometidos não apenas com seus afazeres e sim com a qualidade do serviço em qualquer departamento. Portanto, iremos abordar alguns pontos importantes na comunicação da empresa:

a) Ter estrutura necessária para ser rápida e prática – Para isso, o uso da Internet com máquinas atualizadas facilita e, de preferência, a praticidade de computadores portáteis pelos vendedores para informações de: faturamento, limite de crédito e acompanhamento do departamento de cobrança, pedidos despachados e a despachar, histórico do cliente (relação de compras por produto, linha e comparativo em relação aos últimos meses); para isso a empresa use internamente telefones sem fio e com sistema de busca (quando alguém for procurado e estiver fora da empresa ou setor; automaticamente a ligação seja transferida para o celular do mesmo);

b) A empresa deveria adotar, como prática, a utilização da comunicação entre vendedor externo e fábrica por sistema de e-mail (para isso seria necessário apenas que o pessoal no escritório criasse o hábito de responder os e-mail com rapidez; e que se fizesse disso uma prática corriqueira, após a verificação e a leitura dos mesmos, portanto a Internet certamente sai muito menos dispendioso para a empresa;

c) Secretária – Há quem tenha como hábito de somente organizar a agenda do chefe, marcar reuniões, passagens, atender telefonemas e tchau tchau; essa performance está quase fora do mercado. O primeiro passo para melhorar o seu desempenho é esquecer que o relógio existe apenas para marcar a hora de ir embora, pois enquanto houver ocupação esteja disponível; é importante que seu chefe veja atentamente que você tem ambição profissional e que deseja crescer na companhia, portanto chame a responsabilidade para si, estude visando a um aperfeiçoamento, porém não hesite: são alguns dos pré-requisitos para manter-se no emprego de secretária;

d) Mesa de trabalho – Há pessoas que não têm postura, pois sua mesa de trabalho parece mais um ninho de ratos, se duvidar encontraremos até cobra, mas aquele documento... Quanto menos papel na mesa, melhor; é importante ter alguma coisa simples, como um espeto para pendências e assuntos resolvidos;

e) Agilidade no que se solicita, quando receber uma solicitação, por exemplo de uma filial, seja prático, responda sem enfeitar muito, se for o caso responda apenas com um papel escrito a mão no próprio fax, se a resposta exigir urgência;

f) Recados – É uma das partes mais difícil na relação de trabalho. Tenho como prática de anotar o recado sempre que ligo para alguém, converso um pouco com a pessoa e depois peço para ela repetir o recado que deixei e principalmente o telefone que informei. Na grande maioria dos casos, percebo que a pessoa com quem estou conversando não anotou o telefone, muitas vezes, por preguiça de pegar uma caneta e papel. Portanto, quando fizer algumas anotações, solicite de antemão: nome da pessoa, o que se trata, telefone mesmo que terceiro já saiba o número e, quais os melhores horários para se dar o retorno da ligação. Quando você estiver tomando as anotações, repita todas as informações para não cometer erros, principalmente, do número do telefone;

g) Avaliação de sua equipe – Muitas vezes, uma simples conversa pode surtir um efeito melhor do que propriamente um relatório, pois tente sentir as dificuldades e sugestões de seus empregados, incentive-os a sugerir soluções;

h) Empregado que acha que só a empresa deve ensinar – Um grande engano, toda pessoa tem que ter o cuidado em estar sempre se reciclando, lendo, estudando e aprendendo;

i) É importante para os vendedores externos ou representantes que a empresa informe, através de relatórios, a posição mensal de cada trabalhador; entretanto, cada um receba informações de todo o grupo de vendedores; que seja feita pela empresa comparativos mensais que estimulem a competição entre representantes ou vendedores através de bons prêmios, conseqüentemente trabalhando o incentivo de cotas físicas;

j) O material de apresentação de produtos ou serviços seja sempre trocados, por exemplo: mostruários, expositores, catálogos, panfletos etc;

l) Planejamento – É importante que toda equipe participe de reuniões na empresa, pelo menos a cada dois ou três meses, se faça planejamento estratégico de marketing, que sejam discutidas as dificuldades encontradas no campo de trabalho e que sejam traçados planos para executar um bom trabalho esterno de vendas;

m) Contato permanente com a equipe de vendas – É necessário que o departamento comercial esteja em contato permanente com a equipe de vendas, cobrando, solicitando e sugerindo ações a fim de que o gerente fique mais tempo na rua do que na fábrica; Não obstante, os diretores das empresas passem a visitar clientes para que possam também ter uma melhor visão de comunicação entre empresa, clientes, empregados e novidades dos concorrentes.


Jurani Parente Administrador de empresas. Diretor da Adax do Nordeste, representante dos colchões Onix em Fortaleza


Criado em 05/02/2009.
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