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A intranet ganhou um banho de modernidade: está mais colaborativa, permite interação entre os funcionários e o compartilhamento de documentos
Por Viviane Maia
Pequenas Empresas, Grandes Negócios

Há cinco anos, a intranet — uma espécie de portal interno das empresas — era sinônimo de algumas poucas informações e documentos digitais. Ali estavam o cardápio do refeitório e as listas de ramais e de aniversário dos funcionários. Resumindo: a intranet era algo de pouca funcionalidade prática
para o negócio. Hoje, a ferramenta passou por uma espécie de upgrade: tornou-se mais colaborativa e permite o compartilhamento de arquivos dos mais variados. “Estamos na era da intranet 2.0”, diz Flávio Levi, gerente da Hands, consultoria especializada em tecnologia e mobilidade.

Traduzindo para o dia-a-dia da empresa, a nova intranet permite aos usuários autorizados escrever relatórios a várias mãos, sem que o texto se torne um Frankenstein. Ela usa a mesma filosofia da tecnologia wiki (expressão havaiana que significa rápido), que permite aos usuários habilitados ler, escrever, editar e organizar um mesmo texto, cada um a partir do seu micro, mesmo que em locais diferentes. A ferramenta ainda armazena modelos de contratos e propostas comerciais e cria listas de discussão sobre assuntos de trabalho. Nas intranets mais sofisticadas, quando interligadas ao software de gestão, garantem informações sobre estoque de produtos, permitem acompanhar as solicitações de compras e de vendas e até a lista de clientes e relatórios de contabilidade. Com isso, de acordo com Levi, evitam-se problemas de duplicidade, versões erradas de formulários, armazenamento incorreto e dificuldade de localização de arquivos. “Uma loja de acessórios e bijuterias, por exemplo, com mais de três pontos-de-venda e 40 funcionários, pode se beneficiar com a intranet para padronizar a comunicação, compartilhar a situação de estoque, para consolidar resultados entre os sócios”, afirma Márcio Marques, gerente comercial da Icorp, agência de internet que desenvolve sites, intranet e portais corporativos.

Construir uma intranet é muito simples. Basta ter pelo menos cinco computadores ligados em rede — quatro micros e um servidor, que centralizará todas as informações que serão repassadas aos usuários. Com softwares especializados, fornecidos pela Microsoft, Calandra e Digipronto, por exemplo, os usuários autorizados poderão publicar informações na página da empresa. Seus preços variam de acordo com a quantidade de máquinas do cliente, como você verá nas fichas de avaliação de cada um, abaixo. “O ideal é que, na hora de comprar, você leve em conta não apenas os preços, mas as funções que o programa executa”, afirma Alessandro Belgamo, gerente de produto Office da Microsoft. “Uma dica: verifique se a ferramenta garante o gerenciamento do conteúdo de forma rápida. É um dos pontos principais para obter uma intranet confiável.”

Na empresa Soap, especializada em criar apresentações para figurões do mundo corporativo, era comum ver os funcionários perguntando um para o outro em qual pasta estavam armazenadas as imagens. Há três anos, essa rotina foi mudada. Com investimento de R$ 5.000 para aquisição do software Small Business Server e Sharepoint Services, da Microsoft, a empresa passou a armazenar todas as imagens e os modelos de apresentação de forma compartilhada entre os funcionários e clientes. “Ganhamos muito em produtividade. Hoje, conseguimos acessar as imagens por palavras-chave, o que não era possível antes”, diz João Galvão, sócio da empresa. A intenção do empresário é turbinar ainda mais a intranet da empresa de 30 funcionários. “Assim que instalar ferramentas de segurança, vamos poder compartilhar ainda mais documentos”, diz ele.

Criado em 08/01/2009.
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